Adres

Crowne Plaza Brussels Airport
Leonardo Da Vincilaan 4
1831 Diegem

Bereikbaarheid

• Met de auto: Eenmaal op de A201 richting Zaventem Airport neem je de afrit 'Zaventem-Centrum / Da Vinci'. Op de rotonde neem je de derde afslag regichting 'Da Vinci'. Neem de eerste afslag links en volg de weg door de tunnel. Bij de volgende rotonde rechtdoor vind je het hotel Crowne Plaza op de volgende rotonde aan je linkerzijde.
  
  
• Met de shuttlebus vanuit Brussels airport: Download hier het plannetje. Er vertrekt een shuttlebus elke 20 à 30 minuten vanuit Zaventem.
  
  
• Met de trein: De trein stopt bij Brussels Airport Zaventem. Je kan van daaruit de Shuttlebus nemen tot het Crowne Plaza.

Parkeren

De parking van het hotel beschikt over 170 parkeerplaatsen en in de straat zelf kan er gratis geparkeerd worden. 

Op vrijdag 14 nov kan je gratis parkeren aan het hotel tijdens het opbouwen van je stand en voor de overnachting.

Op zaterdag 15 nov vragen wij om je auto te parkeren bij Frame21 Da Vincilaan 2, 1930 Machelen (vlak naast het hotel) Deze parking zal enkel toegankelijk zijn voor de exposanten, niet voor bezoekers.

Moest deze parking toch volzet zijn, dan kan je alsnog parkeren aan het hotel zelf.

Het definitief standnummer (per exposant) zal begin oktober 2025 via het portaal gecommuniceerd worden en per e-mail naar alle standhouders en hun bemanning. 

Elke exposant krijgt toegang tot het congres voor 2 personen per stand.

Extra standbemanning kan worden aangevraagd via het formulier onderaan deze pagina of via info@podologie.be

Per persoon wordt hiervoor €150,- per dag (incl. btw) Deadline om extra standbemanning aan te vragen is vrijdag 31/10/2025.

Elke standbemanning ontvangt een badge op naam.

Opbouw

Je kan je stand komen opbouwen op:

• Vrijdag 14 november 2025 tussen 18u en 20u30 
  en/of
• Zaterdag 15 november 2025 tussen 7u en 8u ’s morgens. Om 8u gaan de deuren open voor de bezoekers.

Het hotel heeft voldoende parkeerplaatsen. De exposantenzaal bevindt zich op het gelijkvloers in de lobby. Je kan rechtstreeks vanaf de parking met uw standopbouw via de hoofdingang naar binnen. Je kan niet binnenrijden in de exposantenhal. Indien je zware materialen meebrengt, gelieve dan voor een transportkar of palletwagen.

Afbouw

De standen worden pas afgebouwd na de netwerkborrel, d.w.z. ten vroegste om 18u. Alle standen dienen ontruimd te zijn om 20u.

Waardevolle materialen

In de exposantenlobby is een aparte ruimte voorzien 'Office-Stuyvenberg' die afgesloten kan worden voor externen. Deze ruimte is gratis te gebruiken. Deze gaat op slot met een badge systeem. Hiervoor kan je tijdens het congres, de opbouw en afbouwmomenten terecht bij 2 verantwoordelijken van de organisatie.

Hotelkamer reserveren

Liever geen files en rustig je stand komen opbouwen?

Via RBPA kan je een hotelkamer(s) boeken in het Crowne Plaza aan een heel voordelige prijs! Klik hier om naar de reserveringspagina te gaan. 

Gezamenlijk diner op vrijdag 14/11

We nodigen je graag uit om deel te nemen aan het gezamenlijk diner van RBPA bestuursleden, sponsors en de organisatie. Je kan aangeven of je wenst deel te nemen onderaan deze pagina via het exposanteformulier. De kosten voor het diner zijn voor eigen rekening. Het aperitief wordt aangeboden door RBPA.

Standaard inbegrepen

Wij voorzien voor alle exposanten tafels van 150 x 50cm met een wit laken en een elektriciteitsaansluiting.

• Standhouder met 1 tafel : Je beschikt over een standruimte van 6m2 (breedte 300 x 200 diepte) + 2 stoelen
• Standhouder met 2 tafels :  Je beschikt over een standruimte van 9m2 (breedte 450 x 200 diepte) + 2 stoelen

Houd er rekening mee dat je geen wand- of presentatiepanelen meebrengt die breder zijn dan de maximale breedte van je stand. Maximale bouwhoogte is 2m50. 

Wat mag je meebrengen?

• Klein decoratiemateriaal
• Banners en/of beachflags
• Vaste wandpanelen / achterwanden (let op max. breedte van je stand)
• Promotiemateriaal, goodies en gadgets
• Flyers 

Wat is niet toegelaten

• Eten of drinken aanbieden aan de bezoekers
• Vloerbedekking
• Muziekinstallaties
• Het is niet mogelijk om materiaal op te hangen

Afval

Aan elke stand zal er een klein vuilzakje worden voorzien.

Het congres opent zijn deuren om 8u voor de bezoekers. Het einde is voorzien omstreeks 18u. 

Het volledige programma (sprekers, pauzes, catering,..) vind je binnenkort hier.

Catering

Standaard is er voor elke exposant voor 2 personen catering  inbegrepen.

De catering omvat:

• Licht ontbijt met koffiekoekjes, koffie en thee tussen 7u en 9u
• Water, frisdranken, koffie en thee tijdens de pauzes
• Lunch in buffetvorm voorafgaand aan de lunch van de bezoekers
• Frisdranken en alcoholische dranken tijdens de netwerkborrel

Promotie

Als exposant mag je vrijblijvend een gadget, flyer of brochure toevoegen aan de Goodiebags. Afhankelijk van het aantal bezoekers zullen dit 200 à 350 stuks worden. Het definitieve aantal zal vooraf per e-mail gecommuniceerd worden. 

Indien mogelijk, ontvangen wij jouw goodies op 14 nov tijdens de opbouw van je stand. Het is ook mogelijk om je goodies de dag zelf van het congres mee te brengen. De zakken zullen dan de dag zelf door de organisatie gevuld worden.

Er zijn diverse toiletten in de exposantenlobby. Deze zijn gratis voor bezoekers en exposanten.

Er bevindt zich een AED apparaat aan de receptie en het hotel beschikt over EHBO opgeleid personeel. 

Bij vaststelling van diefstal tijdens de opbouw, afbouw of tijdens het congres, moet de receptie van het hotel onmiddellijk op de hoogte gebracht worden. Wij vragen in dat geval een nota met vermelding van wat er gestolen is, en de aankoopwaarde ervan. De exposant wendt zich vervolgens tot de politie die een proces-verbaal opmaakt. 

Wij vragen om waardevolle producten niet aan een onbemande stand te laten staan. Je kan als exposant gratis gebruik maken van de besloten ruimte 'Office-Stuyvenberg'. Deze gaat op slot met een badge systeem. Hiervoor kan je tijdens het congres, de opbouw en afbouwmomenten terecht bij 2 verantwoordelijken van de organisatie.

Fotografie

Tijdens het congres zullen er foto's en video's opgenomen worden door onze fotograaf en de organisatie van RBPA. Zonder tegenbericht, gaan wij ervan uit dat deze mogen geplaatst en verspreid worden op de website en sociale media kanalen van Royal Belgian Podiatry Association.

Voor meer info kan je terecht bij info@podologie.be

Heb je nog andere vragen? Neem contact op met Coraline via info@podologie.be of via 0472/64.35.20